Privacyverklaring

1.Inleiding

1.1 Algemeen

Onder Ons werkt met persoonsgegevens van cliënten en medewerkers.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die (in)direct herleidbaar zijn tot een persoon.

Deze gegevens worden door Onder Ons verzameld vanuit het wettelijke kader en om een gedegen administratie te kunnen voeren. Denk aan het cliëntdossier en personeelsdossier.

Dit beleid is gebaseerd op de kaders van de AVG.

1.2 Doel

Het doel van dit privacybeleid is het beschrijven hoe Onder Ons verantwoord omgaat met de persoonsgegevens. Het AVG is het centrale kader voor de wijze waarop we omgaan met persoonsgegevens, dit beleid is een nadere uitwerking hiervan.

Met dit beleid wil Onder Ons de rechten van betrokkenen waarborgen. Verdere uitwerking van dit beleid is in de organisatie vastgelegd met procedures voor bijvoorbeeld datalekken en rechten van betrokkenen.

Iedere medewerker van Onder Ons is verantwoordelijk voor het verantwoord omgaan met persoonsgegevens van de door hen toevertrouwde cliënten, en het actief opvolgen van de voorschriften van dit privacybeleid.

De leidinggevenden en het bestuur zijn verantwoordelijk voor het verantwoord omgaan met het personeelsdossier en het gebruik van de privacyverklaring voor de medewerkers.

1.3 Positie beleid

Voor het beschermen van de rechten van alle betrokkenen is eigenaarschap en risicobewustzijn belangrijk. Het bestuur is in deze verantwoordelijk en ziet toe op het naleven van dit beleid.

1.4 Reikwijdte

Dit privacybeleid is expliciet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten en medewerkers door Onder Ons, waaronder:

• De verwerking van persoonsgegevens binnen het bedrijfsproces

• Alle locaties en devices die door Onder Ons worden gebruikt en waarop persoonsgegevens worden verwerkt

• De online client omgeving

• De online medewerker omgeving

• De gegevensuitwisseling met eventuele derdenDuur 

1.5 Duur

Het beleid is vastgesteld voor langere tijd en kan tussentijds worden herzien.

2. Informatie, inzage, rectificatie en verwijdering

• Rechtmatige grondslag: Onder Ons verwerkt alleen gegevens op basis van toestemming, overeenkomst, wettelijke plicht, vitaal belang, algemeen belang of gerechtvaardigd belang.

• Doelbinding: Persoonsgegevens voor een specifiek doel, worden vooraf bepaald verzameld en gebruikt.

• Dataminimalisatie: Onder Ons verzamelt niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk voor het uitvoeren van de ondersteuning.

• Juistheid: gegevens worden accuraat bijgehouden en zijn up-to-date.

• Opslagbeperking: gegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk noodzakelijk.

• Integriteit en Vertrouwelijkheid: de persoonsgegevens worden beveiligd om verlies, diefstal of onbevoegde toegang te voorkomen.

• Transparantie: Onder Ons informeert de betrokkenen duidelijk over wat we met de gegevens doen. Betrokkenen hebben te allen tijde recht op inzage.

• Rectificatie en verwijdering: betrokkene mag om rectificatie en verwijdering vragen. Onder Ons respecteert dit en geeft hier gehoor aan.

De grondslag voor een verwerking komt vaak voort uit een wettelijke verplichting. Bij een cliënt voor het in zorg nemen en dossiervorming, bij een medewerker voor een arbeidscontract en dossiervorming. Voor verwerking wordt in begrijpelijke taal toestemming gevraagd en eventueel vastgelegd in een toestemmingsformulier.

3. Bewaartermijn en vernietiging

Persoonsgegevens mogen niet eeuwig bewaard worden maar moeten binnen bepaalde termijnen worden vernietigd. Maximale bewaartijd;

Voor cliënten:

•  Startpunt: 20 jaar vanaf de laatste toevoeging aan het dossier.

• Vernietiging: Een client mag vragen om vernietiging van het dossier. Onder Ons mag dit weigeren als er een wettelijke plicht is om het te bewaren (bijv. bij een gedwongen opname) of als de informatie van groot belang is voor anderen.

Voor medewerkers:

• Sollicitatiegegevens: max 4 weken, met toestemming 1 jaar

• Arbeidsovereenkomst minimaal 2 jaar

• Arbeidsvoorwaarden en loonstroken minimaal 7 jaar

• ID bewijs en loonbelastingverklaring minimaal 5 jaar

• Verslagen functioneringsgesprekken minimaal 2 jaar

• Arbo gerelateerde documenten 3 jaar

4. Beveiliging

Onder Ons treft passende maatregelen voor het beveiligen van de persoonsgegevens om deze

te beschermen tegen misbruik en onrechtmatige of ongeautoriseerde verwerking. Bij een data lek wordt deze binnen 72 uur aan de functionaris gegevensverwerking gemeld.

5. Klachten

Is een betrokkene het niet eens over de mate van toepassing persoonsgegevens bescherming dan kan deze bij de onafhankelijke klachtenfunctionaris een klacht indienen.

6. Borging

Het bestuur van Onder Ons zal jaarlijks de status van beoordeling gegevensbescherming monitoren en de bevindingen vastleggen.